چگونه می توان هزینه های تلفن سازمانی را تا ۷۰٪ كاهش داد؟
در دنیای تجارت امروز كه امكان برقراری ارتباط از نیازهای ضروری هر كسب وكاری است، هزینه های سازمانی نیز مطابق با نیازهای سازمان ها روزبه روز درحال افزایش است و هزینه هایی مانند سرویس اینترنت، قبض تلفن و تجهیزات ممكنست بطور غیرمنتظره ای بالا برود.
به گزارش المور به نقل از ایسنا، بنابراعلام داده پردازی رسپینا، پس بهترین چاره برای جلوگیری از افزایش صورتحساب ها، مدیریت و استفاده از راهکارهایی است که به کاهش هزینه های سازمانی کمک نماید. در این متن می خواهیم بعضی از موثرترین روش ها برای کاهش هزینه تماس سازمانی را به شما معرفی نماییم.
مواردی که در صورتحساب شامل می شود را در نظر بگیرید
نخستین قدم برای کنترل هزینه ها، بررسی مواردی است که در صورتحساب تلفن سازمانی شما لحاظ می شود. بعضی از هزینه ها ناخواسته است و بدون آن که بدانید آنها را پرداخت می کنید. هزینه های تلفن شما می تواند شامل موارد زیر باشد:
· میزان مصرف ماهیانه: میزان مصرف شما شامل هزینه های تماسهای داخلی و خارجی سازمان می شود.
· طرح های مکالمه: هر ارائه دهنده سرویسی طرح های مکالمه مختلفی را پیشنهاد می دهد که با خرید هر یک از آنها می توانید در هزینه های تماس خود صرفه جویی کنید.
· خدمات اضافه: خدمات دیگری مانند تعداد داخلی ها، همزمانی ها، انتقال تماس، کنفرانس تلفنی و... هر کدام شامل هزینه جداگانه ای خواهند شد که در صورتحساب شما لحاظ می شود.
· تجهیزات و دستگاه ها: یکی دیگر از مواردی که سبب افزایش هزینه سازمانی می شود، خرید و نگهداری تجهیزات و سخت افزارهای موردنیاز سازمان است. اگر قصد استفاده از سرویس VoIP بر بستر SIP Trunk را داشته باشید به سرور، تجهیزات و اینترنت پرسرعت نیاز دارید.
· جریمه دیرکرد پرداخت: در صورتی که صورتحساب سرویس تلفن سازمانی خودرا با تاخیر بپردازید، علاوه بر قطع سرویس، مبلغی نیز بعنوان جریمه در صورتحساب شما لحاظ می شود و با پرداخت آن باردیگر می توانید از آن استفاده کنید.
· تخفیفات ویژه: خیلی از اپراتورها و ارائه دهندگان سرویس تلفن، تخفیفاتی را به مناسبت های مختلف در نظر می گیرند. این تخفیف ها در صورت استفاده در صورتحساب شما لحاظ می شود.
· هزینه حق اشتراک و مالیات: هزینه حق اشتراک و مالیات به صورت ماهیانه در هر صورتحساب لحاظ می شود و در صورتیکه حتی تماسی نگرفته باشید، لازم است این مبلغ را پرداخت نمایید.
با در نظر گرفتن این موارد، می توانید هزینه های تلفن سازمانی خودرا بررسی کنید و در صورت امکان با حذف بعضی از موارد، هزینه ها را کاهش دهید.
هزینه های مورد نیاز سرویس تلفن خودرا محاسبه کنید
یکی از مهم ترین مسائل جهت بررسی و کاهش هزینه های سازمانی، محاسبه ی هزینه مورد نیاز برای خرید و نگهداری هر یک از تجهیزات است. سرویس سیپ ترانک مناسب کسب و کارهایی است که امکان به کارگیری سرور و تجهیزات و همین طور استخدام نیروی متخصص IT را داشته باشند.
سیستم تلفن سنتی PBX هزینه هایی مانند دستگاه تلفن، سیستم PBX، سیم کشی خطوط تلفن در سراسر ساختمان، تیم IT حاضر در شرکت، اتاق سرور و اینترنتی پایدار را شامل می شود، علاوه بر آن هرگونه تغییر در ساختار آن (افزودن داخلی، انتقال تماس و...) نیازمند صرف هزینه و زمان زیادی است.
از جانب دیگر، سیستم Hosted PBX، تنها به اینترنتی پایدار و دستگاه باقابلیت اتصال به اینترنت نیاز دارد و تمامی امکانات بوسیله پنل تحت وب قابل دسترس است. راه اندازی، به روزرسانی و نگهداری از سیستم تماما بر عهده ارائه دهنده خدمات است که بطور چشم گیری به کاهش هزینه های ارتباطی سازمان منجر می شود.
نیازهای عملیاتی سازمان خودرا شناسایی کنید
یکی از بهترین روش ها برای تصمیم گیری و انتخاب بهترین سرویس در جهت کاهش هزینه های ارتباطی سازمان، مشخص کردن نیازهای عملیاتی سازمان است. با در نظر گرفتن این نیازها می توانید مناسب ترین سیستم تلفنی را انتخاب نموده و بطور شایان توجهی در هزینه ها صرفه جویی کنید:
· منصفانه بودن تعرفه ارائه دهندگان سرویس تلفن سازمانی
· امکان افزودن داخلی ها در صورت رشد سازمان
· امکان جابجایی شماره در صورت تغییر مکان
· امکان استفاده از یک سرشماره برای شعب مختلف در سراسر کشور
· امکان دورکاری و استفاده کارمندان از سرشماره سازمانی در خارج از شرکت
· امکان مسیریابی و هدایت تماس مشتریان به بخش مربوطه
یک کسب و کار به طورکلی برای پیشبرد اهداف خود به این امکانات نیازمند دارد.
ویژگی های مورد نیاز سیستم تلفن سازمانی خودرا مشخص کنید
یک سرویس تلفن سازمانی خوب الزاما سیستمی نیست که مزایا و خاصیت های زیادی داشته باشد، بلکه سرویسی است که قابل اعتماد، مقرون به صرفه و مناسب کسب وکار شما باشد. خاصیت های مورد نیاز خیلی از کسب و کارها به شرح زیر است:
· تعداد تماس نامحدود در سراسر کشور برای ارتباط با مشتریان و همکاران
· فکس آنلاین برای ارسال و دریافت فکس بدون نیاز سخت افزار
· قابلیت Caller ID شخصی سازی شده به هنگام تماس مشتریان برای نمایش اطلاعات آن ها
· سیستم تلفن گویا (IVR) برای مسیریابی و هدایت تماس گیرندگان به بخش مرتبط
· اپلیکیشن یا پنل تحت وب برای دسترسی به تماس ها در بیرون از سازمان
· دریافت پیام های صوتی و ارسال آنها به ایمیل کارمندان
بهترین راهکار برای کاهش هزینه های تماس سازمان استفاده از سیستم تلفن VoIP بر بستر ابر است. چونکه خیلی از هزینه های سنگین مانند خرید و راه اندازی تجهیزات، استخدام نیروی IT و... را ندارد و تعرفه تماس آن در مقایسه با شیوه های سنتی تا ۶۰٪ ارزان تر است.
سرویس تلفن ابری نکسفون بر بستر فناوری Hosted PBX، بهترین انتخاب برای کسب وکارهایی است که به دنبال کاهش هزینه های ارتباطی خود هستند و می خواهند بدون صرف هزینه برای تجهیزات گران قیمت و سرور، از تلفن ثابت سازمانی با تمام خاصیت های ذکرشده بهره مند شوند.
سرویس نکسفون پرو بسیار مقیاس پذیر بوده و کلیه تغییرات موردنیاز مانند تعداد داخلی، همزمانی و... بوسیله پنل تحت وب یا اپلیکیشن موبایل نکسفون دردسترس است.
همین طور مالکیت این خطوط دائمی بوده و در صورت جابجایی یا داشتن شعب در نقاط مختلف کشور، امکان استفاده از همان سرشماره وجود دارد.
برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا تیم فروش نکسفون با شما تماس بگیرند.
انتهای رپرتاژ آگهی
این مطلب را می پسندید؟
(1)
(0)
تازه ترین مطالب مرتبط
نظرات بینندگان در مورد این مطلب