راهكارهایی برای افزایش بازدهی و بالابردن بهره وری در شركت ها
به گزارش المور در مورد میزان ساعت كار مفید در ایران زیاد شنیده ایم اما در واقع یكی از اشكالات اصلی ما برای افزایش بهره وری، مدیریت زمان سازمانی است و به ابزارهایی برای مدیریت زمان نیاز داریم.
به گزارش المور به نقل از ایسنا، بنابر اعلام گروه نرم افزاری پیوست، از متوسط ساعت كار مفید ۲۲ دقیقه در روز كارمندان دولتی تا خوش بینانه ترین آن ۱۱ ساعت در هفته برای كارمندان بخش خصوصی افزایش بهره وری نیروی كار و افزایش ساعت كار مفید یكی از دغدغه های اساسی مدیران بخش خصوصی و مخصوصاً با نیروی كار دانش محور است. اهمیت این مورد روزبه روز با عنایت به بحران اقتصادی بیشتر می شود.
انجام كار مفید یا انجام كار غیرمفید
به عنوان بخشی از بدنه اجتماعی شاغلین در اجتماع، وقتی با این آمار مواجه می شویم باید در نظر بگیریم كه پیش از انكار آن باید در نظر گرفت تعریف كار غیرمفید چیست؟
· اگر شما زمان زیادی را برای پیداكردن اسناد، در بین زونكن هایی كه درست طبقه بندی نشده اند صرف می كنید، در عمل كار مفید انجام نداده اید!
· اگر در جلسات مختلف كاری روزانه یا هفتگی، دستور جلسه معلوم نیست و زمان جلسه به بحث های غیر كاری صرف می شود و تصمیم گیری خاص و مفیدی هم گرفته نمی گردد، كار غیرمفید داریم!
· اگر در سازمان شما گردش مستندات روال مشخصی ندارد یا تصمیم گیری ها، قائم به فرد است، احتمالاً زمان سازمانی زیادی در انتظار تصمیم گیری از بین می رود.
· اگر مستندات در گردش، بین واحدهای مختلف گم می شود یا دیر به مقصد می رسد، هیچ كس مسئولیت تأخیر در انجام كار را بر عهده نمی گیرد و همیشه دلیلی برای انجام ندادن كار، در زمان معین، پیدا می شود، اتلاف وقت موج می زند!
· اگر مدیران و پرسنل زمان زیادی را برای صحبت های غیر كاری صرف می كنند و نام آنرا روابط انسانی در محیط كار می گذارند، در واقع اتلاف زمان مفید كار را شاهد می باشیم.
· اگر همه افراد در سازمان شما از حجم كار می نالند و احساس می كنند وقت برای آموزش و به روز شدن ندارند، سازمان شما نیاز به تحول دارد.
مدیریت زمان، فردی یا سازمانی؟
در واقع یكی از اشكالات اصلی ما برای افزایش بهره وری، مدیریت زمان سازمانی است و به ابزارهایی برای مدیریت زمان نیاز داریم. اگر زمان را به صورت سازمانی، درست مدیریت نماییم به افزایش بهره وری و افزایش ساعات مفید كار دست پیدا خواهیم كرد. در عمل مدیریت زمان فردی، مكمل مدیریت سازمان سازمانی خواهد بود.
مجموعه كارا، چابك و با بهره وری بالا، ایده آل یا قابل دست یافتن؟
در مجموعه هایی می توان به بالا بردن بهره وری و افزایش ساعت كار مفید امیدوار بود كه زیرساخت لازم برای این امر فراهم باشد:
· مدیریت الكترونیك اسناد: با استفاده از موتور جستجو، در زمان احتیاج به هر مستند، در یك بانك الكترونیك مستندات سازمانی، به راحتی بتوانید به مستندی كه مجاز هستید دسترسی پیدا كنید.
· مدیریت جلسات: پیش از جلسه، دستور جلسه برای افراد ارسال شده، پرسنل بامطالعه و اشراف نسبت به مبحث و مدت جلسه، در آن شركت می كنند، در انتها جلسه تصمیم گیری انجام شده، صورت جلسه تنظیم و كارها بین افراد تقسیم می شود.
· كارتابل الكترونیك تحت وب: كارشناسان و مدیران، كارها را در كارتابلشان دریافت می كنند، كار موردنظر را انجام و مستند الكترونیك مورد نظر را به مرحله بعد می فرستند، مدیران ارشد هم بر مبنای نوع كار، می توانند كارها را بین مدیران و كارشناسان زیردست توزیع نمایند.
· فرم ساز و موتور گردش كار: كارها به صورت الكترونیكی و تحت وب برای افراد ارسال می شود، زمان ارسال، زمان مشاهده و زمان انجام كار ثبت شده و مراحل انجام كار مشخص شده است. هر تأخیر در انجام كار به صورت خودكار به مدیر ارشد گزارش می شود تا در مورد آن تصمیم گیری كند.
· گزارش های بهره وری: ابزار درست برای اندازه گیری زمان مورد نیاز برای انجام كار فراهم می شود، با بررسی زمان واقعی انجام كار، بخش های زمان بر مشخص شده و آموزش مورد احتیاج به پرسنل برای تسریع در انجام كار داده می شود.
عزم سازمانی رمز موفقیت افزایش بهره وری در شركت:
برای پیاده سازی این ساختار عزم سازمانی لازم است، مدیران سازمان باید در این راه گام بردارند و این ساختار را هدایت كنند و پرسنل هم در جهت موفقیت شركت توجیه شوند و هم راستا با اهداف سازمانی حركت نمایند.
حركت به سمت سازمان الكترونیك و استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری = افزایش بهره وری و مدیریت بهینه زمان در سازمان
انتهای رپرتاژ آگهی
این مطلب را می پسندید؟
(1)
(0)
تازه ترین مطالب مرتبط
نظرات بینندگان در مورد این مطلب